Zeiterfassung wird immer häufiger in Unternehmen auf der ganzen Welt eingesetzt. Aber woran liegt das? Ein Unternehmen zu führen ist gar nicht so einfach, und in der Regel wird die Verwaltung schwieriger, je größer Ihr Unternehmen wird. In den frühen Stadien in einem kleinen Büro mit nur ein oder zwei Mitarbeitern ist der Betrieb auch ohne solche Software noch überschaubar. Wenn sich das Unternehmen aber vergrößert und mehr Mitarbeiter aufnimmt, die anders verwaltet werden müssen, wird es ohne fast unmöglich. Daher stellen Unternehmen Teamleiter und Assistent Manager ein. Nichtsdestotrotz ist die Verwaltung, Überwachung und Nachverfolgung der Arbeit, die angeblich erledigt wird, und das Einhalten von Zeitplänen immer noch schwer. Hinzu kommt die Tatsache, dass Fristen, zeitliche Verwaltung und Einhaltung der Zeitpläne schwer sein kann. Es reicht, wenn ein Mitarbeiter krank wird, oder ein Computer oder ein Stück Software nicht mehr funktioniert, und schon ist man möglicherweise einen ganzen Tag oder mehr im Rückstand. Zum Glück wird aufgrund der Fortschritte in der modernen Technologie, Software für die Zeiterfassung in Unternehmen auf der ganzen Welt alltäglich, und das aus sehr offensichtlichen Gründen. Wenn Ihr Unternehmen noch keine Zeiterfassungs-Software verwendet, sind hier ein paar Gründe, warum Sie sich wünschen werden, die Dinge eher früher als zu spät zu korrigieren.
Verbesserte Schätzungen und Kostenvoranschläge
Damit Sie Aufträge annehmen und Ihren Zeitplan verwalten können, müssen Sie wissen, welche Leistungen ihr Unternehmen realistisch produzieren kann. Es macht keinen Sinn, 5 neue Aufträge in einer Woche anzunehmen, die alle geschätzte 7 Tagen dauern sollen, wenn Sie realistisch doppelt so viel Zeit benötigen werden. Mit einer Zeiterfassung können sie jedoch genau aufschlüsseln, wie lange jeder Auftrag dauert, und können dann schwarz auf weiß sehen, dass sie für diesen Auftrag die doppelte Zeit benötigen werden. Sie wissen genau, wie lange jeder Auftrag dauert, und können so Ihre Kunden darüber informieren, damit es keine Missverständnisse, Verzögerungen oder verpasste Termine gibt. Das Endergebnis ist ein zufriedener Kunde, da Sie die Frist eingehalten haben, und zufriedene Mitarbeiter, da sie nicht hetzen mussten. Je mehr Sie darüber wissen, wie Ihr Unternehmen seine Zeit verbringt, desto genauer werden Ihre Kostenvoranschläge und Zeiteinschätzungen.
Verwalten der Mitarbeiterzeit
Die Zeiterfassungs-Software soll Mitarbeiter nicht ausspionieren, sondern einfach helfen, ihre Zeit zu verwalten und bestimmte Aufgaben nach Wichtigkeit zu priorisieren . Wenn Sie feststellen, dass Fristen nahen und die Arbeit nicht erledigt werden kann, könnte es sein, dass Ihre Mitarbeiter ihre Zeit nicht effektiv verwalten. Sie werden wahrscheinlich nicht faulenzen oder Zeit verschwenden. Es ist wahrscheinlicher, dass sie dringende Aufgaben nicht priorisieren und stattdessen versuchen, verschiedene Aufträge auf einmal zu jonglieren. Mit der Zeiterfassung erhalten Sie eine genaue Aufschlüsselung darüber, was Ihre Mitarbeiter tun, und wie ihre Zeit verbracht wird. Wenn Sie dies schwarz auf weiß sehen, erkennen sie, bestimmte dringende Arbeiten zu priorisieren und neu zu planen, um sicherzustellen, dass sie im Zeitplan bleiben und Fristen einhalten.
Verbesserte Mitarbeitermoral
Anfänglich werden Zeiterfassungen in Unternehmen mit einem gewissen Widerstand von Mitarbeitern aufgenommen. Das liegt daran, dass Mitarbeiter dies zunächst als Eingriff in ihre Privatsphäre sehen, oder den Eindruck erhalten, dass ihre Chefs ihnen nicht vertrauen. In Wirklichkeit werden diese jedoch eingeführt, um allen das Leben leichter machen zu machen, und wenn sie dies realisieren, kann dies die Moral am Arbeitsplatz erheblich verbessern. Eine Zeiterfassung hilft Mitarbeitern, ihre Zeit effektiver zu verwalten und besser organisiert zu sein. Dies ist vorteilhaft, da es bedeutet, dass sie nicht gestresst oder überlastet sind, wenn mehrere Aufgaben auf einmal jongliert werden müssen. Wenn Sie die Zeiterfassungs-Software einführen, werden Sie feststellen, dass Fristen leichter eingehalten werden, Arbeitsaufwände genauer verwaltet sind und Mitarbeiter weniger unter Druck stehen, da sie klar und genau wissen, was sie tun müssen. All dies sorgt für eine viel schönere Arbeitsumgebung, was die Motivation der Mitarbeiter deutlich verbessert. Je besser die Moral im Büro ist, desto effektiver laufen die Prozesse in Ihrem Unternehmen. Daher ist dies eine wirkliche Win-Win-Situation.
Weniger Verwirrung beim Urlaub
Laut Gesetz bekommen Mitarbeiter jährlich eine bestimmte Menge an Urlaubstagen. Jedoch kann dies für einige zur Verwirrung führen. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter 10 Tage Urlaub anfordert, jedoch bereits X freie Tage in vorangegangenen Monaten hatte, überschreitet dies eventuell die gesetzlich geschuldeten Urlaubszeit, was heißt, dass Sie als Chef das Recht haben, diesen zu verweigern. Dies ist natürlich unschön, vor allem, wenn der Arbeitnehmer sich nicht darüber bewusst war, wie viel Urlaub er noch hatte. Wenn Sie Ihre Zeiten mit einer passenden Lösung erfassen, können jedoch sowohl Manager und Mitarbeiter sehen, wie viele Urlaubstage bereits genutzt wurden. Dies führt zu weniger Verwirrung, und hilft auch wieder, die Moral im Betrieb hoch zu halten.
Verwaltung von Freiberuflern und Unternehmern
Unternehmen haben nicht nur eigenen Mitarbeiter, sondern heuern auch Freiberufler und andere Auftragnehmer für Arbeiten an. Da diese Arbeiter manchmal nicht in Ihrem Betrieb anwesend sind, ist es wichtig, dass Sie die Dinge im Auge behalten und sicherstellen, dass sie im Zeitplan sind und nicht Ihr Budget übersteigen. Um dies zu umgehen, können Sie Freiberufler bitten, Zeiterfassungen wie Ihre Mitarbeiter zu verwenden, damit Sie genau die Stunden erhalten, die gearbeitet wurden. Außerdem können Sie durch den Vergleich der Zeiterfassungen zeigen, welche Vertragspartner effektiver als andere arbeiten, was bedeutet, dass Sie ihnen mehr Aufträge anbieten können.
Überwachung von Auftragszuständen
Je mehr Arbeitsplätze und Projekte Sie haben, desto schwieriger kann es werden, den Überblick zu behalten. Sobald ein Auftrag endet, scheint es, als würde ein anderer beginnen, und es ist Ihre Aufgabe, sicherzustellen, dass alles auf dem richtigen Weg ist. Wenn Sie prüfen möchten, ob ein bestimmter Auftrag im Zeitrahmen ist oder sogar Vorlauf hat, können Sie sich einfach in die Software einloggen und nachschauen. Es gibt verschiedene Kategorien und Unterkategorien, wodurch alles einfach organisiert werden kann. Außerdem können Sie sich dank Cloud-basierter Technologie von überall aus einfach anmelden und den Status überprüfen. Je mehr Sie über die Aufgaben in Ihrem Unternehmen wissen, desto leichter wird es, dieses zu verwalten, und Sie bleiben immer auf dem Laufenden.
Ergebnisse vergleichen
Wenn Ihr Unternehmen jeden Monat ähnliche oder identische Projekte bearbeitet, ist es logisch zu denken, dass je öfter man etwas tut, desto schneller man wird. Mit einer Zeiterfassungs-Lösung können Sie die Ergebnisse bestimmter Tätigkeiten aus früheren Monaten vergleichen, damit Sie genau sehen, was los ist. Wenn Sie zum Beispiel sehen, dass die gleichen Aufgaben jeden Monat etwas schneller abgeschlossen werden, ist dies ein sehr gutes Zeichen, da es zeigt, dass die Mitarbeiter dazulernen. Wenn jedoch eine Aufgabe plötzlich nicht mehr 10, sondern 14 Tage dauert, muss man sich fragen, warum das so ist. Was ist der Grund für die zusätzlichen 4 Tage? Gab es technische Schwierigkeiten? Persönliche Umstände? Oder gibt es keine offensichtliche Antwort? Mit der Zeiterfassung können Sie die Ergebnisse aus früheren Aufgaben vergleichen und, wenn nötig, mit denen sprechen, die involviert sind und versuchen, herauszufinden, was der Grund für die Verzögerung ist.
Zeiterfassung erhöht den Wert Ihres Unternehmens
Obwohl Ihr Unternehmen wahrscheinlich gerade Ihr größter Stolz ist, mag irgendwann die Zeit kommen, wo Sie es verkaufen möchten und frisch starten wollen. Mit Zeiterfassung-Berichten können Sie tatsächlich den Wert Ihres Unternehmens steigern und die Chancen erhöhen, es zu verkaufen. Jeder kann schließlich behaupten, dass sein Unternehmen X Kunden hat und jeden Monat X von Y verkauft, da dies schließlich beim Verkaufsgespräch hilft. Wenn dies aber nicht bewiesen werden kann, wird der potenzielle Käufer skeptisch werden. Mit Zeiterfassung-Software haben Sie alles schwarz auf weiß und können so beweisen, wie viele Kunden Sie haben, wie viel Arbeit jeden Monat angefordert wird und was Ihre allgemeinen Leistungen sind. Dies beweist, dass Sie professionell arbeiten und dass Ihr Unternehmen in der Lage ist, Geld zu verdienen, wodurch Sie mehr verlangen können, wenn Sie es verkaufen möchten.
Was ist jetzt zu tun?
Wenn Sie die bestmögliche Lösung für Zeiterfassungen wollen, sollten Sie einen Blick auf TimeSheet Reporter werfen. Diese Lösung ermöglicht es, Zeiterfassungen über Ihren Outlook-Kalender zu erledigen und beinhaltet vielerlei andere Funktionen.
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